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泛微办公自动化系统帮助测试行业实现电子核心业务的全过程

泛微办公自动化系统帮助测试行业实现电子核心业务的全过程 科学快报 第1张

检验行业作为典型的项目型服务业,具有客户分散、服务次数多、金额低的特点。

随着上下游客户需求的不断增加,测试行业的企业需求不断增长,多样化,管理的精细化和集成化变得非常迫切。

基于协同办公,泛微为测试行业搭建了一个办公平台,满足了业务管理和日常办公管理的一体化。

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(检测行业协同办公平台架构)

 泛微OA在检测行业,助力核心业务全程电子化

 一、客户管理

测试行业客户分散、不稳定,同一客户的业务频繁发生。

为了方便销售、客服和项目人员及时查看自己的客户信息,泛微通过开通企业微信,可以通过各种方式快速联系外部客户,并智能记录每个销售客户的跟进情况,从而帮助测试行业实现更高效的客户服务。

 1、建立客户卡片:

通过建立客户台账,泛微实现了客户档案的电子化管理,实时更新和查询客户相关信息和趋势。

 2、建立客户联系:

拜访客户后及时填写客户联系记录,并记录下一次拜访时间;根据系统设置,触发自动客户联系提醒。

 3、建立工程台账:

检测项目列表中的数据与客户台账关联,便于项目跟踪。

 二、合同管理

 1、合同审批流程:

通过合同评审流程,合同备案后生成合同卡片台账,并关联相应的委托单据、需求表等相关信息,便于实时跟踪合同进度。

 2、建立合同台账:

合同和发票的收款状态通过收款分类帐显示,其中通过收款登记流程登记实时付款状态,并更新分类帐数据。

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(合同分类账管理)

 3、合同开票:

通过开票流程,申请人申请开票信息后,形成开票申请记录进行调整,便于跟踪收款情况。

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(合同收款)

 三、业务委托管理

  1、内外协同的委托门户:

委托门户的建立,通过实现委托单的电子化,取代了原来的纸质申请,大大解放了人工工作量。

客户可以支持在外部委托门户中填写委托文件。员工也可以接受委托,在委托门户中注册委托单据,实现内外协同。

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(委托门户)

 2、委托单填写:

委托业务直接选择系统中设定的参数,实现自动计价;订单根据样品名称自动编号,减少了繁琐的人工搜索和输入。

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(委托协议书)

 3、收费管理:

通过流程设置,在委托协议流程的财务节点确认收费信息,并填写是否收费、收费金额及说明。

通过建立委托收费管理台账,业务人员和财务可以直观的看到每笔委托的收费数据。当目前未收费的委托到达时,财务可以批量修改相关收费信息、是否收费、收费金额、收费说明,实现数据的实时更新,保证收费数据的准确性。

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(收藏管理)

 四、项目全程电子化管理

建立内部项目管理、项目过程控制、及时查询项目任务执行和项目进度、查询项目付款等项目信息,是项目管理管理者的迫切管理需求。

泛微OA帮助测试行业的企业实现测试业务项目流程执行的全生命周期管理。

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(项目管理和控制流程)

 1、项目立项:

业务委托建立后,委托信息通过委托过程传递到项目台账信息,整个项目信息、

泛微办公自动化利用系统集成引擎,开放了业务系统和人事系统,实现了企业内部人员和业务数据的共享,为业务分包决策提供了准确的数据依据,规范了分包决策。

 2、分包决策:

为了保证任务的实时跟踪和进度的掌握,泛微办公自动化系统的工作流程在时间维度上建立了任务分配台账,责任到人,节点明确。

 3、分派任务:

执行者对项目任务进行反馈,完成工作量后根据相应的项目更新项目总进度。更新物料项目任务的项目分类帐中的任务阶段。

 4、任务执行:

报表的快速起草、在线签署、进度查询、电子文件管理是检验行业业务管理的关键。

 五、报告管理

项目执行后,负责人通过流程:起草报告。点击流程中的报表模板,跳转到左上角的“正文”进入在线编辑页面。

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(报告起草)

 1、报告起草:

通过上传报表相关参数文件完成流程,提交后自动将模板文件和报表附件合并成完整的报表,并转换成PDF格式存档。

  2、报告参数文档在线生成:

在报表编制和审批中,设置封存节点。在流程签章节点,直接点击“签约”进入电子签章平台。

在签章平台上,将电子印章直接拖动到指定的印章位置。

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(在线打印)

签章报告完成后,下载PDF报告,以确保文件是真实有效的,不会被篡改。

实现测试报告在线制作、生成、分发、验证全过程的电子化管理,帮助测试行业实现无纸化管理。

  3、报告在线用印:

项目建立后,由负责人起草报告,可以跟踪从报告编制到审批打印的进度。报表管理台账是在报表编制进入审批阶段时形成的,便于跟踪报表的进度,有利于控制报表的打印和发送。

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(报表分类帐)

 4、报告管理:

  内部物资、设备管理

检测行业基本建立了本地化的实验室,但缺乏对大量仪器设备、试剂耗材等的信息化管理手段。在实验室里,特别是一些大型检测专用仪器和设备进行检测。

泛微OA协同办公平台通过建立台账实现统一管理,通过相关应用流程实现设备的流程管理,从而实现设备生命周期管理。

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(仪器设备管理流程)

  一、仪器设备管理

仪器设备电子卡由建模引擎生成,仪器设备库通过批量导入或新建生成,形成仪器设备信息管理库。

  1、仪器设备库:

通过流程驱动更新总账中仪器设备的状态,自动更新,减少人工操作。

 2、设备状态更新:

根据校准周期自动生成仪器设备的校准计划,并自动提醒以防遗漏。

  3、仪器设备校准计划:

对于每台仪器设备,可以声称生成一个带有二维码的仪器设备标签,但可以使用批量打印。

 4、生成仪器设备卡片:

通过移动终端上的扫描码可以自动识别仪器设备的信息,通过扫描码可以快速完成仪器设备的报修等移动终端处理工作。

  5、扫码识别:

 二、样品管理

登记样品明细,建立样品账户:根据相关编码规则自动生成样品编号,实现批量打印样品标签,通过流程控制自动更新收件人和样品状态。

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(样本管理分类账)

  1、建立样品台账:

注册时自动生成样品编号,并在样品上贴上批量打印样品标签,方便样品管理。

 2、样品标签管理:

泛微办公自动化协助客户测试行业,建立了一套协同办公管理系统